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■目的
第１条　この規程は、学校法人京都文教学園及び学園が設置する各学校(以下｢各学校等｣という)、 における個人情報の取扱いに関する基本的事項を定め、各学校等の業務の適正かつ円滑な運営を図るとともに、個人の権利利益を 保護することを目的とする。

■定義
第２条　この規程において｢個人情報｣とは、各学校の学生、生徒、児童および園児(以下あわせて｢在学生｣という)、 卒業生、在学生の保護者および保証人、学園の役員および職員(学園と雇用関係にあるものをいい、非常勤講師、非専任職員等を含む。 以下同じ)、ならびにこれらに準ずる者(入学志願者を含む)に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により 特定の個人を識別することができるものをいう。
２　この規程において｢保有個人情報｣とは、職員が職務上作成、又は取得した個人情報であって、職員が組織的に利用するものとして、各学校等が保有しているものをいう。 ただし、文書、図画及び電磁的に記録されているものに限る。
３　この規程において｢個人情報ファイル｣とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
(1)一定の事務の目的を達成するために、特定の保有個人情報をコンピュータを用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
(2)前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために、氏名、生年月日その他の記述等により、 特定の保有個人情報を容易に検索することを目的に体系的に構成したもの。
４　この規程において｢情報主体｣とは、個人情報によって識別される特定の個人並びに当該個人の保護者、 保証人及び法定代理人を含む（以下「本人」という)をいう。

■基本原則
第３条　各学校等が持つ個人情報は、教育研究および生活指導、進路指導等に積極的に活用すると同時に、 在学生等の個人情報、職員の個人情報が、個人情報保護の観点から慎重に取り扱われるべきである。したがって、個人情報を 取り扱う者は、次に規定する基本原則にのっとり、個人情報の適正な取扱いにつとめなければならない。
(１)個人情報は、その利用の目的が明確にされるとともに、当該目的の達成に必要な範囲内で取り扱われなければならない。
(２)個人情報は、適法かつ適正な方法で取得されなければならない。
(３)個人情報は、その利用の目的の達成に必要な範囲内で正確かつ最新の内容に保たれなければならない。
(４)個人情報の取扱いにあたっては、漏えい、滅失、き損及び改ざんの防止その他安全管理のために必要かつ適切な措置
(５)個人情報の取扱いにあたっては、本人が適切に関与し得るよう配慮されなければならない。

■所属長等の責務
第４条　京都文教学園理事長(以下｢理事長｣という)は、この規程及び関係法令等の趣旨に基づいて 個人情報の適正な取扱いを行うために必要な施策を実施するとともに、保有個人情報の管理を統括する。
２　京都文教学園法人事務局長 (以下｢事務局長｣という)は、理事長の前項の業務を補佐し、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講じるとともに、 第６条に定める個人情報保護管理責任者を指導し、個人情報の保護に関連する問題が生じた場合には、適切に対処するものとする。
３　個人情報保護管理責任者は、当該学校が保有する保有個人情報の適切な管理のために権限の明確化、権限を持たない者の取扱いの禁止、 必要な知識・経験を有していると認められる者を管理者にすること、必要な教育・研修を行う等の必要な措置を講じるとともに、 それらを明文化し、所属する職員が個人情報を適正に取扱うように指導し、それに関連する問題が生じた場合には、適切に対処するものとする。

■職員の責務
第５条　個人情報は認められた権限があるもののみが扱える。
２　個人情報を取扱う職員は、法令及びこの規程を遵守して、 個人情報を適正に取扱うとともに、保有個人情報の正確性及び安全性の確保に努めなければならない。
３　個人情報を取扱う職員は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
４　前項の規定は、職員がその職を退いた場合にあっても同様とする。

■個人情報保護管理責任者
第６条　この規程の目的を達成するため、個人情報保護管理責任者(以下｢管理責任者｣という)を置く。
２　管理責任者は、各学校等の所属長をもって充てる。
３　管理責任者はこの規程の定めに従い個人情報取扱者を指名し、その所管する業務の範囲内における 個人情報について、これを適正に取扱うよう指導し、監督するとともに、その取扱いならびに所管する保有個人情報の開示及び訂正等の請求に関し、 これを適正に処理する責任を負う。
４　保有個人情報の管理責任範囲について疑義が生じた場合は、当該管理責任者間の協議により、これを定めるものとする。

■個人情報保護管理者
第７条　管理責任者は個人情報保護管理者（以下「管理者」という）を指名する。
２　管理者は関連する業務について職員を指導・監督する。

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