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■保有等に関する事前通知
第２３条 　各学校等において個人情報ファイルを保有しようとするときは、管理責任者は、あらかじめ理事長に対し、次に掲げる事項を一般起案文書をもって届出なければならない。届出た事項を変更しようとするときも、同様とする。
(1)個人情報ファイルの名称
(2)当該組織単位の名称及び管理者の職名
(3)個人情報ファイルの利用目的
(4)個人情報ファイルに記録される項目及び個人情報ファイルに記録される「本人」の範囲
(5)個人情報ファイルに記録される個人情報の収集方法
(6)個人情報ファイルに記録された個人情報を当該組織単位以外のものに経常的に提供する場合にはその提供先
(7)第２４条第３項の規定に基づき、個人情報ファイルに記録された項目の一部もしくは個人情報の収集方法や提供先を、個人情報ファイル簿に記載しないこととするとき、その旨を届出る
２　前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、これを適用しない。
(1)各学校等の機密その他学園の重大な利益に関する事項を記録する個人情報ファイル
(2)専ら試験的なコンピュータ処理の用に供するための個人情報ファイル
(3)前項の規定による届出に係る個人情報ファイルに記録されている個人情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルで、その利用目的、記録されている個人情報の項目及び範囲等が、当該届出に係るこれらの事項の範囲内のもの
(4)１年以内に消去することとなる個人情報のみを記録する個人情報ファイル
(5)資料その他の物品もしくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する個人情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他送付や連絡に必要な事項のみを記録するもの
(6)前各号に掲げるもののほか、委員会が前号までに掲げる個人情報ファイルに準ずるものと認めたもの
３　管理責任者は、第１項に規定する事項を届出た個人情報ファイルの保有を中止したときは、遅滞なく、理事長に一般起案文書をもってその旨を届出なければならない。

■個人情報ファイル簿
第２４条 　事務局長は、各学校等が保有している個人情報ファイルについて、それぞれ前条第１項第１号から第６号までに掲げる事項を記載した帳簿としての「個人情報ファイル簿」を作成し、法人庶務部に備え置くものとする。
２　前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、これを適用しない。
(1) 前条第２項第１号から第６号までに掲げる個人情報ファイル
３　第１項の規定にかかわらず、事務局長は、個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、委員会に報告の上、個人情報ファイルに記録された項目の一部もしくは事項を個人情報ファイル簿に記載しないことができる。

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